Alle Grafschafter Vereine sind verpflichtet, sich entsprechend ihrer Größe an der jährlich anfallenden Arbeit des TT-Kreisverbandes zu beteiligen. Das geschieht durch die Erfüllung einer gewissen Anzahl von Helfertagen durch die Mitglieder der Grafschafter Vereine bei Turnieren, durch die Leitung von Staffeln auf Kreis- und Bezirksebene, durch Arbeit im Kreisvorstand und durch sonstige Tätigkeiten für den Kreisverband.

Den Vereinen wird die zu stellende Zahl von Helfertagen am Anfang der Saison mitgeteilt, und gleichzeitig erhalten sie eine Aufstellung über die Möglichkeiten zur Ableistung dieser Helfertage. Dabei werden die regelmäßigen Kreisturniere (insbesondere Kreismeisterschaften, Kreismannschaftsmeisterschaften, Kreisentscheid mini-Meisterschaften und Kreisranglistenturniere) den Vereinen jeweils tageweise, die Turnierleitung beim EUREGIO-Turnier pro Halle jeweils tageweise en bloc angeboten.

Die Vereine bekommen dann Gelegenheit, dem Kreisverband mitzuteilen, welche Arbeiten sie übernehmen möchten. Die Vereine können sich für jeden Block alleine oder gemeinsam mit einem anderen Verein bewerben.

Danach wird die Arbeit vom Kreisvorstand unter Berücksichtigung der Wünsche der Vereine aufgeteilt. Dabei wird versucht, den Vereinen nach Möglichkeit dieselben Tätigkeiten wie im Vorjahr zuzuteilen, sofern sie sich dafür beworben haben und die Tätigkeiten im Vorjahr zufriedenstellend durchgeführt haben.

Das Ergebnis der Helfertage-Verteilung wird den Vereinen mitgeteilt, und eventuelle Lücken werden zu schließen versucht.

Während der Saison wird bei den Turnieren festgehalten, ob die Vereine ihre angegebene Zahl von Helfern auch tatsächlich entsenden und ob diese ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen. Sofern letzteres nicht erfolgt, wird kein Helfertag für diese Tätigkeit vergeben. Desgleichen wird festgehalten, welche Helfer außerplanmäßig für ausgefallene Helfer eingesprungen sind.

Am Ende der Saison wird ermittelt, welche Vereine mehr oder weniger Helfertage als erforderlich geleistet haben. Für jeden fehlenden Helfertag haben die Vereine einen bestimmten Betrag an den TT-Kreisverband zu bezahlen, und für jeden zuviel geleisteten Helfertag bekommen die Vereine einen bestimmten Betrag vom TT-Kreisverband ausgezahlt.

Da die überwiegende Anzahl der Turnierveranstaltungen in Nordhorn stattfindet, erhalten die Vereine außerhalb des Nordhorner Stadtgebietes am Ende einer jeden Saison für bei Turnierveranstaltungen geleistete Helfertage einen Fahrkostenzuschuss. Die Mittel hierfür werden von allen Grafschafter Vereinen aufgebracht. Näheres regelt Absatz 10.

2. Anzahl der zu stellenden Helfer

Am Anfang einer jeden Saison wird die Zahl X der Helfertage, die jeder Verein bis zum Saisonende zu leisten hat, mit folgender Formel ermittelt: X = A * (B/C).

A: Das sind pro Verein, der zu Beginn der Vorrunde am Mannschaftsspielbetrieb teilnimmt, grundsätzlich vier Helfertage und zusätzlich ein Helfertag für jeden gemeldeten Stammspieler aller zu Beginn der Vorrunde am Spielbetrieb teilnehmenden Herren-, Damen-, Jungen- und Mädchenmannschaften. Nicht berücksichtigt werden Schüler-, Schülerinnen- und Pflichtfreundschaftsspiel mannschaften.

B: Die Zahl der Helfertage, die voraussichtlich im Laufe der Saison insgesamt für die Arbeit des Kreisverbandes benötigt wird. Diese Zahl wird jeweils am Ende der Vorsaison vom Kreisvorstand unter Berücksichtigung der geltenden Beschlüsse für die Vergabe von Helfertagen, der anstehenden Veranstaltungen und der gemachten Erfahrungen festgelegt.

C: Die Summe der Zahl A von allen zu Beginn der Vorrunde am Mannschaftsspielbetrieb teilnehmenden Grafschafter Vereinen.

3. Anzahl der Helfertage für die einzelnen Tätigkeiten

Die Entscheidung über die Anzahl der von den einzelnen Inhabern der Kreisvorstandsämter erarbeiteten Helfertage fällt der Kreisvorstand nach Ablauf der Spielzeit. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Helfertage entsprechend der tatsächlich geleisteten Arbeit für das jeweilige Amt vergeben werden und die Gesamtsumme der für die Kreisvorstandsämter vergebenen Helfertage einer Spielzeit die Zahl 70 nicht überschreitet.

4. Helfer in der Turnierleitung

Helfer in der Turnierleitung haben insbesondere folgende Aufgaben:
- das Kassieren des Startgeldes,
- die Entgegennahme von Meldungen,
- das Führen der Turnierbögen,
- das Führen des Aushangs,
- den Lautsprecheraufruf der Spiele,
- die Annahme und Ausgabe der Tischbecher,
- den Verkauf von Getränken,
- das Zählen von Endspielen,
- das Schreiben von Urkunden,
- das Reinigen der Halle.

Helfer in der Turnierleitung können am gleichen Tag auch als Helfer für den Auf- bzw. Abbau eingesetzt werden. Dafür erhalten sie dann eineinhalb Helfertage gutgeschrieben. Sie dürfen jedoch nicht am gleichen Tag als Spieler bei dem Turnier teilnehmen.

5. Helfer für den Auf- bzw. Abbau der Halle

Für den Einsatz beim Auf- bzw. Abbau der Halle bekommt jeder Helfer einen halben Helfertag angerechnet. Von den Helfern für den Hallenaufbau wird erwartet, dass sie jeweils pünktlich zur angegebenen Zeit einsatzbereit sind. Ihre Arbeit ist spätestens mit Turnierbeginn beendet. Dahingegen kann die Anfangs- und Endzeit des Hallenabbaus nie genau vorhergesagt werden kann. Daher müssen sich die Helfer für den Abbau während eines gewissen Zeitraums für ihren Einsatz bereithalten. Zu ihren Aufgaben gehört auch das Säubern der Halle.

Helfer für den Auf- bzw. Abbau können am gleichen Tag auch als Helfer in der Turnierleitung oder als Schiedsrichter eingesetzt werden. Dafür erhalten sie dann eineinhalb Helfertage gutgeschrieben. Auch darf ein Helfer für den Auf- bzw. Abbau am gleichen Tag als Spieler bei dem Turnier teilnehmen.

6. Tagegeld/Verpflegung für Helfer bei Turnieren

Sämtliche bei einem Turnier eingesetzten Helfer mit Ausnahme der Helfer für den Auf- und Abbau und den Tischtransport erhalten entweder ein Tagegeld oder werden vom Kreisverband verpflegt.

Bei allen Turnieren, bei denen in Regie des Kreisverbandes parallel zum Turnier eine Kantine mit Essensverkauf eingerichtet ist, bekommt jeder Turnierleitungshelfer und jeder Schiedsrichter (auch Oberschiedsrichter) ein Tagegeld gemäß 9.1 der Gebührenordnung in Form von Wertmarken, für die bei der Kantine Essen und Getränke erworben werden können; bei allen anderen Turnieren werden sie gemäß eigener Bestellung auf Kosten des Kreisverbandes mit Essen verpflegt, das von einer Imbissstube geholt wird, und haben die von der Turnierleitung verkauften Getränke frei.

7. Abmelden von eingeplanten Helfern/kurzfristiges Einspringen

Vereine, die für eine Veranstaltung Helfer angemeldet haben und diese Zahl von Helfern gar nicht oder nur teilweise erfüllen können, müssen dies bis spätestens 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn an den Beauftragten des Kreisverbandes für die Abwicklung der Helfertage mitteilen. Geschieht das nicht, so ist am Saisonende bei der Abrechnung der Helfertage für jeden angemeldeten, aber nicht erschienenen bzw. zu spät abgemeldeten Helfer ein Ordnungsgeld gemäß 8.3 der Gebührenordnung an den TT-Kreisverband zu entrichten.

Vereine, die am Veranstaltungstag noch kurzfristig Helfer stellen, die für nicht erschienene bzw. zu spät abgemeldete Helfer einspringen, bekommen am Saisonende bei der Abrechnung der Helfertage für jeden dieser kurzfristig eingesprungenen Helfer eine Entschädigung gemäß 8.4 der Gebührenordnung ausgezahlt.

Diese Ordnungsgelder bzw. Entschädigungen werden nur für die nicht (oder nicht rechtzeitig) erfolgte Abmeldung bzw. das kurzfristige Einspringen erhoben bzw. ausgezahlt. Die eventuell resultierende Forderung bzw. Zahlung weiterer Beträge bei am Saisonende fehlendem bzw. zuviel geleistetem Helfertag erfolgt darüberhinaus.

8. Ermittlung des Betrags für fehlende bzw. zuviel geleistete Helfertage

Fehlende Helfertage bis zur Höhe von 10 % der vom Verein insgesamt zu stellenden Anzahl Helfertage (aufgerundet) werden mit einem Ordnungsgeld gemäß 8.1.1 der Gebührenordnung, weitere fehlende Helfertage bis zur Höhe von 50 % mit einem Ordnungsgeld gemäß 8.1.2 der Gebührenordnung und alle darüberhinaus fehlenden Helfertage mit einem Ordnungsgeld gemäß 8.1.3 der Gebührenordnung geahndet.

Zuviel geleistete Helfertage bis zur Höhe von 10 % der vom Verein insgesamt zu stellenden Anzahl Helfertage (aufgerundet) werden mit einer Entschädigung gemäß 8.2.1 der Gebührenordnung, alle weiteren zuviel geleisteten Helfertage mit einer Entschädigung gemäß 8.2.2 der Gebührenordnung belohnt.

9. Behandlung von Überschüssen und Fehlbeträgen am Saisonende

Sofern bei der Gesamtabrechnung der Helfertage nach Verrechnung der entstandenen Einnahmen und Ausgaben ein Überschuss oder ein Fehlbetrag verbleibt, wird wie folgt verfahren: Ein eventueller Überschuss wird auf alle Vereine im Verhältnis der am Saisonende tatsächlich geleisteten Helfertage verteilt; ein eventueller Fehlbetrag wird auf alle Vereine im Verhältnis der zu Saisonbeginn zu leistenden Helfertage verteilt.

10. Fahrkostenzuschuss für Helfertage

Am Saisonende erhalten alle Vereine außerhalb des Nordhorner Stadtgebietes in Abhängigkeit der von ihnen geleisteten Helfertage bei Turnierveranstaltungen einen Fahrkostenzuschuss, dessen Höhe sich wie folgt berechnet:

Die Gesamtanzahl der vom Verein im Saisonverlauf geleisteten Helfertage bei Turnierveranstaltungen wird durch 3 geteilt (durchschnittliche Insassen pro PKW) und mit dem km-Satz des TT-Kreisverbandes gemäß 10.1 der Gebührenordnung und der Entfernung vom Sitz des Vereins nach Nordhorn (Hin- und Rückfahrt) gemäß der Entfernungstabelle des Kreissportbundes multipliziert.

Aus verwaltungstechnischen Gründen wird bei der Gesamtanzahl der geleisteten Helfertage eines Vereins jeder bei Turnierveranstaltungen geleistete Helfertag berücksichtigt, unabhängig davon, ob dafür eine Fahrt nach Nordhorn notwendig war oder nicht. Desgleichen wird die tatsächlich vom Verein vorgenommene Zahl der Fahrten nach Nordhorn nicht berücksichtigt, sondern nur der obige Durchschnittswert.

Die Summe der Fahrkostenzuschüsse aller Vereine außerhalb des Nordhorner Stadtgebietes wird anschließend gebildet und durch die Zahl der voraussichtlich im Laufe der Saison insgesamt benötigten Helfertage (Zahl B aus Absatz 2) geteilt. Das Ergebnis ist der Betrag, den jeder Grafschafter Verein am Saisonende für jeden der von ihm zu leistenden Helfertage in den Fahrkostentopf einzuzahlen hat, unabhängig davon, ob der Verein aus Nordhorn kommt oder nicht und ob er diese Helfertage geleistet hat oder nicht.

Der zu erhaltende Fahrkostenzuschuss und der in den Fahrkostentopf einzuzahlende Betrag eines jeden Vereins wird am Saisonende mit dem Betrag verrechnet, den der Verein aus der Helfertageabrechnung zu erhalten oder zu zahlen hat.

Sofern für das Ableisten von Helfertagen außer bei Turnierveranstaltungen Fahrten erforderlich sind (z. B. Fahrten zu Kreisvorstandssitzungen, zu Spielausschusssitzungen, zu Staffeltagen o. ä.), erfolgt die Fahrkostenerstattung durch Einzelabrechnung dieser Fahrten mit dem Schatzmeister durch den jeweiligen Fahrer. Die bei diesen Fahrten entstandenen Kilometer werden mit dem km-Satz des TT-Kreisverbandes gemäß 10.1 der Gebührenordnung multipliziert. Nicht berücksichtigt werden dabei Fahrten, die ausschließlich innerhalb des Wohnortes des Fahrers stattfinden.

11. Inkrafttreten